Über ein Jahr ist vergangen, seitdem einem Großteil der deutschen Mitarbeitenden das Home-Office verordnet wurde. Welche Learnings können wir aus der Zeit ziehen?
Wir haben bei 1.000 repräsentativ ausgewählten Arbeitnehmerinnen und Arbeitsnehmern nachgefragt. Die Befragung fand online im Juni und Juli 2021 statt.
Zielsetzung unserer Studie: wie kann Home-Office optimal gestaltet werden kann und was braucht es dazu?
Wir beleuchten, ob Mitarbeitende…
- sich wohl fühlen
- alle benötigte Technik zur Verfügung steht
- strukturiert arbeiten können
- ihre Kollegen:Innen vermissen
- unter Störungen leiden
- regelmäßig Feedback zu ihrer Leistung erhalten
- und und und…
Unsere Studie wurde in Kooperation mit rilaton und IFAK durchgeführt.
Ein erster Blick aus der Vogelperspektive
- Gut 40% der MitarbeiterInnen arbeiten Corona-bedingt an 5 Wochentagen im Home-Office.
- 18 % können sich vorstellen, auch langfristig komplett im Homeoffice zu arbeiten.
- 38% der Mitarbeitenden, die aktuell 5 Tage im Homeoffice verbringen, würden dies gerne so fortsetzen.
- Für die Hälfte der Erwerbstätigen sind 2-3 Homeoffice-Tage pro Woche ideal.
Diese Ergebnisse haben uns (zunächst) erstaunt: Jüngere Mitarbeitende tun sich im Homeoffice schwerer.
Die Ergebnisse lassen sich im Wesentlichen über zwei Ansätze erklären:
- Private Lebenssituation: Während bei den meisten Mitarbeitenden über 50 Jahre die Kinder schon aus dem Haus bzw. selbstständig sind, ist dies bei vielen jungen Mitarbeitenden nicht der Fall. Störungen und die unerwünschte Mischung von Beruflichem und Privatem – bspw. stellt sich der Nachwuchs überraschend den anderen Teilnehmern einer Webkonferenz vor – sind keine Seltenheit. Darüber hinaus verfügen die Älteren in der Regel über mehr Wohnraum pro Person, was die Einrichtung eines eigenen Arbeitsplatzes im Home-Office ermöglicht. Auch dadurch werden Störungen reduziert und die Trennung zwischen Beruflichem und Privatem verbessert.
- Berufliche Situation: Ältere hatten oftmals mehr Zeit Kenntnisse über den jeweiligen Arbeitgeber, die dortigen Ansprechpartner und die Prozesse zu sammeln. Den Jüngeren stand möglicherweise weniger Zeit zur Verfügung, um Erfahrungen zu sammeln und sich in unterschiedlichen Situationen zu strukturieren. Die Selbststrukturierung kann helfen, berufliches und privates besser zu trennen.
Was kann der Arbeitgeber nun tun, um die Arbeitsfähigkeit im Home-Office für Mitarbeitende zu steigern?
- Mitarbeitende zusammenbringen: Persönliche Treffen und informelle Gespräche sind beim Arbeitgeber vor Ort typisch. Wenn virtuelle Konferenzen zwischen Kollegen stattfinden, fällt der informelle Aspekt meist weg. Aber natürlich lässt sich das virtuelle Format auch nutzen, um Mitarbeitende informell zusammenbringen, z.B. für einen gemeinsamen Lunch oder Cookie time - ohne arbeitsbezogene Themen anzuschneiden. Der persönliche Kontakt kann so gestärkt werden.
- Kontaktkanäle erweitern: Gerade bei der Einarbeitung junger und/oder neuer MitarbeiterInnen ist es zeitweise hilfreich, die Kommunikationskanäle offen zu halten. Bspw. mit Tools wie Mattermost oder durch die Aufrechterhaltung einer Audioverbindung während der Arbeit. Rückfragen der Neulinge können so in Echtzeit beantwortet werden.
- Physische Treffen: Aus Erfahrung und Forschung wissen wir, dass sich persönliche Treffen positiv auf die Zusammenarbeit der Beteiligten auswirken. Zugleich wünschen sich ca. 88% der Jüngeren einen Tag bis vier Tage beim Arbeitgeber vor Ort. Diese Zeit kann u.a. genutzt werden, das Teamwork zu verbessern, Jüngere abzuholen und zu befähigen.
- Transparenz schaffen: Wir haben von vielen Mitarbeitenden erfahren, dass sie im Home-Office keine Zeit für die sonst gewohnte Mittagspause hatten oder der Stressfaktor im Vergleich zum Büroalltag deutlich angezogen hat. Häufige Ursache: dringend wirkende Anfragen von Kollegen mit schnell zu erledigenden Aufgaben. Hier helfen transparente Regelungen zur Erreichbarkeit, Pausen und Arbeitszeiten. Damit kann ebenfalls eine Trennung von Arbeit und Privatem erreicht werden: Die KollegInnen wissen, dass Herr Müller sich ab 17 Uhr anderen Dingen zu wendet, auch wenn er zu Hause erreichbar wäre. Darüber hinaus kann die Führungskraft den Mitarbeitenden bei Bedarf unterstützen, die verschiedenen Aufgaben und Anfragen zu priorisieren. Hierzu noch ein wichtiger Hinweis: viele Mitarbeitende schätzen gerade die Flexibilität und die Autonomie im Home-Office. Es gilt, das richtige Maß an Regulierung zu finden und zugleich zielgerichtet jene zu unterstützen, die Support und Enablement benötigen.
- Unterstützungsleistungen: Wir haben gesehen, dass die Anwesenheit von Kindern während der Home-Office-Zeit problematisch sein kann. Hilfreich ist hier ein Angebot von Kita-Plätzen durch den Arbeitgeber mit passenden Betreuungszeiten, die auf die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden abgestimmt sind. Für Mitarbeitende, die das Home-Office aufgrund eines langen Anfahrtswegs schätzen würden, dieses aber aufgrund ihrer privaten Situation nur schwerlich nutzen können, bieten sich Coworking Spaces an. Die Bertelsmann Stiftung hat die spannenden Möglichkeiten in dem Paper „Coworking im ländlichen Raum“ diskutiert. Für Arbeitgeber, an deren Standort die Personalrekrutierung schwierig ist, ergeben sich so erweiterte Möglichkeiten.
Zu guter Letzt noch eine generelle Anmerkung zur Einordnung:
Wie gut eine Person im Home-Office arbeiten kann, hängt über das Alter hinaus mit den Persönlichkeitsaspekten und der jeweiligen Aufgabe zusammen: Stehen Kreativitätsaufgaben im Fokus, ist ein Brainstorming mit den KollegInnen im Büro meist sinnvoller als die Arbeit im Home-Office anzugehen. Muss ich bspw. kniffelige Berechnungen durchführen, gelingt mir das besonders dort gut, wo ich durchgehend konzentriert arbeiten kann. Extrovertierte werden sich auf Dauer im Home-Office unwohler fühlen und eher die KollegInnen im Büro sehen wollen.
Die Top 5-Treiber für ein erfolgreiches Home-Office
Wir haben uns angeschaut, welches die stärkten Treiber für das "Wohlfühlen" im Home-Office sind.
1. Struktur
Die Möglichkeit, im Home-Office strukturiert zu arbeiten, hat den stärksten Einfluss darauf, ob sich Mitarbeitenden im Home-Office wohlfühlen. Die Struktur hilft, Aufgaben zu ordnen, zu priorisieren und nach einem passenden System anzugehen. Bei Bedarf sollten Führungskräfte unterstützen.
2. Ruhe
Wie beim Arbeitgeber vor Ort benötigen die Mitarbeitenden auch im Home-Office oftmals Ruhe. Häufige Störungen durch Familienmitglieder führen zu Stressempfinden.
3. Persönlicher Kontakt mit den Kollegen
Der persönliche Kontakt zu den Kolleg*innen ist für den Wohlfühl-Faktor im Home-Office wichtig. Dies gelingt durch Präsenztage beim Arbeitgeber vor Ort und kann durch virtuelle Treffen (auch informeller Natur) gestützt werden. So wird der persönliche Kontakt nicht vermisst.
4. Austausch
Der Austausch mit den Kolleg*innen sollte im Homeoffice reibungslos laufen. Regelungen zur Erreichbarkeit und regelmäßige Meetings zur Abstimmung verbessern die Zusammenarbeit.
5. Zeiteinteilung
Mitarbeitende schätzen, dass sie sich ihre Zeit im Home-Office freier einteilen und nach ihrem Rhythmus arbeiten können. Gleichzeitig müssen die festgelegten Regeln zum Austausch eingehalten werden.
Hybride Arbeit: Gießkanne oder Maßanzug?
Wie oben schon gezeigt, gibt es starke Unterschiede der Mitarbeitenden in Hinblick auf ihre Präferenzen und Rahmenbedingungen, die das Wohlbefinden im Home-Office beeinflussen. Auf dieser Basis haben wir eine Typologie mit 6 Gruppen gebildet: eine wertvolle Hilfe, um das hybride Arbeiten von morgen zu gestalten.
1 – Ablehner
19,2% der Befragten
Die Homeoffice Ablehner sind - mit über 50% unter 40 Jahren - eher jünger und häufig männlich. Dieser Typ ist generell unzufrieden im Homeoffice und bewertet alle Kriterien deutlich negativer. Diese Mitarbeitenden fühlen sich im Homeoffice nicht wohl und haben insgesamt weniger Spaß an der Arbeit. Sie können zu Hause nicht in Ruhe arbeiten, sind nicht gut strukturiert und fühlen sich weniger effektiv. Die Ablehner bemängeln die Ausstattung ihres Arbeitsplatzes, den Informationsfluss und den Austausch mit dem - als auch die Anbindung ans - Team sowie das Führungsverhalten des Vorgesetzten. Nachvollziehbar, dass sich die Ablehner zukünftig weniger Homeoffice wünschen. Der größte Teil dieser Gruppe kann sich maximal 2 Tage Homeoffice pro Woche vorstellen; ein Fünftel will sogar ganz darauf verzichten.
2 – Zufriedene Individualisten
9,8% der Befragten
Die Individualisten sind grundsätzlich mit dem Home-Office zufrieden. In dieser Gruppe sind etwas häufiger Frauen (56%) und ältere Personen vertreten, die oft alleine leben. Vertreter dieses Typs haben meist einen eigenen Arbeitsplatz zu Hause eingerichtet, können störungsfrei, gut strukturiert und effektiv arbeiten. Die zufriedenen Individualisten fühlen sich nicht einsam im Homeoffice und vermissen nicht den direkten persönlichen Kontakt zu den Kollegen. Bemängelt wird jedoch der Austausch mit der Führungskraft sowie der Informationsfluss, um Arbeitsaufgaben gut zu erledigen. Zudem fühlt sich dieser Typus weniger gut mit dem Team verbunden und generell schlechter darüber informiert, was im Betrieb passiert. Letztlich überwiegen die positiven Aspekten und die zufriedenen Individualisten können sich mehrheitlich für die Zukunft 2-3 Tage Homeoffice vorstellen.
3 – Die Fans
30% der Befragten
Die Homeoffice Fans sind etwas älter, häufig zwischen 40 – 54 Jahre alt und leben in 2-Personen- Haushalten. Sie sind generell mit dem Homeoffice sehr zufrieden, haben überdurchschnittlich viel Spaß an der Arbeit und fühlen sich generell wohl. Sie neigen nicht dazu, sich einsam zu fühlen. Insbesondere der Austausch mit den Kollegen und die Einbindung ins Teams laufen überdurchschnittlich gut. Auch haben die Fans alle Informationen, die sie für die Erledigung ihre Arbeitsaufgaben benötigen und sie fühlen sich über die Geschehnisse im Betrieb bestens informiert. Vertreter dieses Typs können im Homeoffice sehr strukturiert und effektiv arbeiten. Kein Wunder also, dass sich ein Drittel dieser Gruppe wünscht, ausschließlich im Homeoffice zu arbeiten.
4 – Die Familiär Beanspruchten
14,7% der Befragten
Etwa 15 Prozent der Arbeitnehmer fühlen sich trotz familiärem Umfeld im Homeoffice einsam. Diese Personen sind im Schnitt jünger, d.h. mehrheitlich unter 40 Jahre alt und leben überdurchschnittlich häufig in Mehrpersonenhaushalten. Dieser Typ wird häufiger von Familienmitgliedern abgelenkt, neigt stark dazu, privates und berufliches zu vermischen und kann seltener als andere in Ruhe arbeiten. Der persönliche Kontakt zu den KollegenInnen wird besonders vermisst. Als Folge stellt sich oftmals ein Gefühl der Einsamkeit im Home-Office ein. Daher empfinden die familiär Beanspruchten weniger Spaß bei der Arbeit und sind insgesamt weniger zufrieden im Home-Office. Die Mehrheit dieser Gruppe (57%) möchte nicht mehr als 1-2 Tage pro Woche im Home-Office pro Woche verbringen.
5 – Die Ausstattungslosen
10,8% der Befragten
Jedem Zehnten fehlen zu Hause der richtige Arbeitsplatz und die Ausstattung. Zur Gruppe gehören überwiegend junge Personen, die häufig alleine leben. Sie können weniger gut strukturiert arbeiten und bewertet die eigene Arbeit weniger häufig als effektiv. Und das, obwohl diesem Typ meist alle Informationen vorliegen, die für die Arbeit benötigt werden, der Austausch mit der Führungskraft klappt und auch die Integration ins Team stimmt. Der fehlende Arbeitsplatz und die mangelnde Ausstattung führen jedoch dazu, dass sich diese Mitarbeitenden maximal 2 oder weniger Tage Homeoffice vorstellen können.
6 – Die Teamvermisser
15,6% der Befragten
Die Teamvermisser kommen in allen Altersgruppen vor und leben überdurchschnittlich häufig alleine. Sie verfügen über die benötigte Ausstattung und einen eigenen Arbeitsplatz zuhause. Auch die Kommunikation mit der Führungskraft funktioniert gut. Allerdings wird der persönlichen Kontakts zu den KollegenInnen stark vermisst. Die Teamvermisser fühlt sich deutlich weniger gut mit dem Team verbunden und schlechter über Dinge im Unternehmen informiert. Auch läuft der Austausch mit den KollegenInnen häufig nicht reibungslos. Mehr als der Hälfte wünscht sich daher zukünftig max. 2 Tage Homeoffice pro Woche.
