Mitarbeitendenbefragung online, auf Papier oder hybrid durchführen

Aktualisiert am 18.09.2026

Die meisten Mitarbeitendenbefragungen werden heute vollständig online durchgeführt. Das ist in der Regel der einfachste und effizienteste Weg – unabhängig davon, ob Mitarbeitende am Büroarbeitsplatz, in der Produktion oder mobil arbeiten.

Es gibt jedoch Ausnahmen. Manche Beschäftigtengruppen verfügen nicht über eine persönliche geschäftliche E-Mail-Adresse, andere haben keinen eigenen PC-Arbeitsplatz oder können während ihrer Arbeit nur eingeschränkt auf digitale Endgeräte zugreifen. In solchen Fällen stellt sich die Frage, wie die Teilnahme trotzdem möglichst einfach organisiert werden kann.

Dabei geht es um mehrere Punkte: Wie erhalten Mitarbeitende ihre Einladung? Nehmen sie per Smartphone, Arbeitsrechner oder Terminal teil? Und werden sie ihrer Auswertungseinheit bereits vorab zugeordnet oder wählen sie diese während der Befragung selbst aus?

Im Folgenden zeigen wir, welche Möglichkeiten es für Online-, Papier- und hybride Mitarbeitendenbefragungen gibt und wann welche Variante sinnvoll ist.

Vorzuordnung oder Selbstzuordnung?

Bevor über Online, Papier oder eine Kombination entschieden wird, sollte geklärt werden, wie die Antworten der richtigen Auswertungseinheit zugeordnet werden.

Bei einer Vorzuordnung ist im Befragungssystem bereits hinterlegt, welcher Auswertungseinheit ein individueller Code zugeordnet ist. Bei einer Onlinebefragung kann dieser Code Bestandteil eines persönlichen Befragungslinks sein, über einen QR-Code aufgerufen oder von den Befragten selbst eingegeben werden. Bei einer Papierbefragung kann er auf dem Fragebogen aufgedruckt werden.

Der individuelle Code kann gleichzeitig dafür genutzt werden, dass jeder Zugang nur einmal verwendet wird. Bei unseren Befragungen sind Teilnahmesteuerung und Ergebnisdaten voneinander getrennt: Der Code sorgt dafür, dass die richtige Personengruppe beziehungsweise Auswertungseinheit erreicht wird und ein Zugang nur einmal genutzt werden kann. In den Ergebnissen werden die Antworten anschließend ausschließlich in den vorgesehenen Auswertungsgruppen dargestellt.

Bei einer Selbstzuordnung wählen die Befragten während der Befragung dagegen beispielsweise selbst ihren Bereich, Standort oder ihr Team aus.

Das reduziert den Vorbereitungsaufwand, erhöht aber insbesondere bei größeren oder komplexeren Organisationsstrukturen das Risiko falscher Zuordnungen. Eine allgemeingültige Quote dafür, wie häufig solche Fehler auftreten, gibt es nicht.

Falsche Zuordnungen sind nicht nur aus methodischer Sicht problematisch. Wenn in einem Teambericht Personen enthalten sind, die dort eigentlich nicht hingehören, oder die ausgewiesene Zahl der Befragten nicht plausibel erscheint, kann dies den Folgeprozess deutlich erschweren. Führungskräfte diskutieren dann möglicherweise zunächst die Korrektheit der Ergebnisse, anstatt sich mit deren Inhalt auseinanderzusetzen.

Aus unserer Sicht ist die Vorzuordnung bei größeren Mitarbeitendenbefragungen deshalb der Königsweg. Die vorhandenen Strukturdaten müssen dafür vor Beginn der Befragung zusammengeführt und den Teilnehmenden beziehungsweise Zugängen zugeordnet werden. Dafür entfällt später die Auswahl der eigenen Organisationseinheit und damit eine mögliche Fehlerquelle.

Online, Papier oder hybrid: Welche Durchführung passt?

Alle Varianten können grundsätzlich mit Vorzuordnung oder Selbstzuordnung umgesetzt werden. Bei einer Vorzuordnung wird ein individueller Code verwendet. Ob dieser in einem Link oder QR-Code enthalten ist, manuell eingegeben oder auf einem Papierfragebogen aufgedruckt wird, ändert seine grundsätzliche Funktion nicht.

Onlinebefragung: Für die meisten Organisationen der einfachste Weg

Wann immer es möglich ist, empfehlen wir eine Onlinebefragung. Antworten stehen unmittelbar digital zur Verfügung und die Durchführung lässt sich auch bei großen Teilnehmendenzahlen effizient organisieren.¹

Auch mehrsprachige Befragungen oder komplexere Organisationsstrukturen lassen sich online vergleichsweise einfach abbilden. Bei einer Vorzuordnung kann beispielsweise bereits beim Einstieg feststehen, welche Zusatzfragen für eine bestimmte Auswertungseinheit relevant sind.

Online bedeutet dabei nicht, dass alle Mitarbeitenden einen eigenen Arbeitsrechner oder eine persönliche geschäftliche E-Mail-Adresse benötigen.

Digitale Einladung per E-Mail, Teams oder Slack

Wenn Mitarbeitende individuell digital erreichbar sind, kann die Einladung direkt elektronisch erfolgen. Der klassische Weg ist die E-Mail mit einem persönlichen Befragungslink.

Technisch können Befragungseinladungen aber auch über Kommunikationsplattformen wie Microsoft Teams oder Slack zugestellt werden. Beide Plattformen bieten Schnittstellen, über die Apps einzelnen Nutzer:innen persönliche Nachrichten senden können.²

Damit können auch persönliche Befragungslinks und Erinnerungen über diese Kanäle ausgespielt werden. Am grundsätzlichen Ablauf ändert sich dadurch nichts: Die Person erhält weiterhin ihren individuellen Zugang zur Onlinebefragung – lediglich der Einladungsweg verändert sich.

Onlinebefragung ohne persönliche geschäftliche E-Mail-Adresse

Gerade in Produktion, Logistik, Handel oder anderen operativen Bereichen verfügen Mitarbeitende häufig nicht über eine persönliche geschäftliche E-Mail-Adresse. Das ist heute kein Grund mehr, einen Papierfragebogen einzusetzen.

Hier setzen wir oftmals gedruckte Einladungen ein. Sie können beispielsweise einen QR-Code und eine kurze URL enthalten. Bei einer Vorzuordnung führt der QR-Code unmittelbar zum persönlichen Befragungszugang oder die Mitarbeitenden geben ihren individuellen Code beim Einstieg selbst ein.

Teilgenommen werden kann anschließend beispielsweise über:

• das eigene Smartphone,
• ein Tablet,
• einen gemeinsam nutzbaren Rechner oder
• ein für die Befragung bereitgestelltes Terminal.

Die Datenerhebung bleibt damit vollständig online. Lediglich die Einladung wird auf Papier verteilt.

Wenn private Smartphones für die Teilnahme genutzt werden sollen, empfehlen wir, die konkrete Umsetzung frühzeitig mit Datenschutz, IT und – sofern vorhanden – dem Betriebsrat abzustimmen. Die Teilnahme sollte außerdem nicht davon abhängen, dass Beschäftigte ein privates Gerät einsetzen. Alternativ können beispielsweise Terminals, Tablets oder andere geeignete Geräte bereitgestellt werden.

Welche Rolle spielt das Endgerät?

Bei einer Onlinebefragung sollte nicht nur die Einladung, sondern auch die tatsächliche Teilnahmesituation berücksichtigt werden.

Beschäftigte an Büroarbeitsplätzen werden einen Fragebogen häufig am Arbeitsrechner ausfüllen. In Produktions- oder Logistikbereichen kann dagegen das Smartphone der einfachste Zugang sein. Alternativ können Unternehmen Tablets oder Terminals bereitstellen.

Bei allen von uns eingesetzten Lösungen sorgen wir deshalb dafür, dass das Befragungsdesign responsiv ist und sich an unterschiedliche Bildschirmgrößen anpasst. Fragen und Bedienelemente müssen auch auf einem Smartphone verständlich und komfortabel nutzbar sein.

Auch die Survey-Methodik beschäftigt sich mit sogenannten Mixed-Device- und Mobile-Web-Befragungen. GESIS weist darauf hin, dass bei Onlinebefragungen unterschiedliche Endgeräte berücksichtigt und Fragebogendesign sowie technische Umsetzung entsprechend darauf ausgerichtet werden sollten.³

Wann ist eine Papierbefragung noch sinnvoll?

Papierbefragungen haben an Bedeutung verloren, können aber weiterhin sinnvoll sein, wenn eine digitale Teilnahme für bestimmte Beschäftigtengruppen organisatorisch nicht praktikabel ist.¹

Auch auf Papier ist eine Vorzuordnung möglich. Der individuelle Code wird dann direkt auf den Fragebogen aufgedruckt und bei der Datenerfassung übernommen.

Gegenüber einer reinen Onlinebefragung entsteht zusätzlicher Aufwand:

• Fragebögen müssen gedruckt und verteilt werden,
• Änderungen am Fragebogen sind aufwendiger, weil auch Druckvorlagen angepasst und gegebenenfalls neu produziert werden müssen,
• Rückgabewege müssen organisiert werden,
• und ausgefüllte Fragebögen müssen erfasst werden.

Hinzu kommt, dass Filterführungen und unterschiedliche Fragebogenversionen auf Papier schwieriger umzusetzen sind.

Eine pauschale Aussage, dass Papier grundsätzlich zu höheren oder niedrigeren Rücklaufquoten führt, wäre nicht sinnvoll. Rücklauf hängt stark von Zielgruppe, Kommunikation, Zugang zur Befragung, Arbeitsbedingungen und weiteren Rahmenbedingungen ab. Gerade bei gewerblichen Beschäftigten spielen beispielsweise die Erreichbarkeit während der Arbeitszeit und die konkrete Organisation der Teilnahme eine wichtige Rolle.

Unsere Empfehlung, möglichst online zu befragen, beruht deshalb vor allem auf der einfacheren Durchführung, der schnelleren Verarbeitung und den zusätzlichen technischen Möglichkeiten.

Wann ist eine hybride Mitarbeitendenbefragung sinnvoll?

Bei einer hybriden Befragung wird ein Teil der Antworten online und ein anderer Teil auf Papier erhoben.

Das kann sinnvoll sein, wenn einzelne Beschäftigtengruppen nicht praktikabel digital erreicht werden können. Für den Großteil der Organisation kann die Befragung trotzdem online durchgeführt werden.

Grundsätzlich empfehlen wir deshalb: online, wo immer es sinnvoll möglich ist – Papier dort, wo es tatsächlich benötigt wird.

Ein Methodenmix sollte bewusst geplant werden. Unterschiedliche Erhebungsformen können grundsätzlich Einfluss darauf haben, wie Fragen wahrgenommen und beantwortet werden. Solche Einflüsse werden in der Survey-Forschung als Mode Effects bezeichnet. Untersuchungen aus Beschäftigtenbefragungen zeigen, dass solche Effekte auftreten können; wie stark sie ausfallen, hängt jedoch von den verwendeten Erhebungsformen und den jeweiligen Fragen ab.⁴

Für Mitarbeitendenbefragungen empfehlen wir deshalb, möglichst viele Beschäftigte über denselben – in der Regel digitalen – Weg zu befragen und Papier gezielt dort einzusetzen, wo eine Online-Teilnahme nicht sinnvoll möglich ist. So bleibt die Durchführung möglichst einheitlich und gleichzeitig können auch Beschäftigtengruppen einbezogen werden, für die ein rein digitaler Zugang nicht praktikabel ist.

Welche Durchführung eignet sich für eine Produktion ohne persönliche E-Mail-Adressen?

Beschäftigte in der Produktion benötigen nicht automatisch einen Papierfragebogen.

In vielen Fällen ist eine vollständig digitale Befragung möglich:

• Die Mitarbeitenden erhalten eine gedruckte Einladung.
• Bei Vorzuordnung enthält sie einen individuellen Zugang, beispielsweise über einen QR-Code oder einen manuell einzugebenden Code.
• Die Teilnahme erfolgt über Smartphone, Tablet, Terminal oder einen bereitgestellten Rechner.
• Die Antworten stehen anschließend genauso digital zur Verfügung wie bei einer Einladung per E-Mail.

Wichtig ist, dass während der Arbeitszeit eine geeignete Teilnahmemöglichkeit besteht. Wenn private Smartphones genutzt werden können, sollte dies vorab organisatorisch geklärt und – sofern vorhanden – mit dem Betriebsrat abgestimmt werden. Beschäftigte, die kein privates Gerät nutzen möchten oder können, sollten eine alternative Teilnahmemöglichkeit erhalten.

Wie sollte die Durchführungsform ausgewählt werden?

Aus unserer Erfahrung sollten vor einer Mitarbeitendenbefragung insbesondere folgende Fragen beantwortet werden:

• Welche Mitarbeitenden können individuell digital erreicht werden?
• Welche Gruppen verfügen nicht über eine persönliche geschäftliche E-Mail-Adresse?
• Welche Endgeräte stehen ihnen für die Teilnahme zur Verfügung?
• Soll eine Vorzuordnung zur Organisationsstruktur erfolgen?
• Wie werden die vorhandenen Strukturdaten für die Vorzuordnung zusammengeführt?
• Welche Beschäftigtengruppen benötigen gedruckte Einladungen oder alternative Endgeräte?
• Gibt es Gruppen, für die eine digitale Teilnahme tatsächlich nicht praktikabel ist?

Aus diesen Rahmenbedingungen ergibt sich die passende Kombination aus Durchführungsform, Einladungsweg, Zuordnungslogik und Endgerät.

Fazit: Nicht nur zwischen Online und Papier entscheiden

Für die meisten Mitarbeitendenbefragungen ist eine Onlinebefragung heute die naheliegende Lösung. Das gilt auch für Beschäftigte ohne eigenen Büroarbeitsplatz oder persönliche geschäftliche E-Mail-Adresse.

Gedruckte Einladungen mit QR-Code, Smartphones oder bereitgestellte Terminals ermöglichen eine digitale Teilnahme auch in Produktion, Logistik und anderen operativen Bereichen. Papierfragebögen können ergänzend eingesetzt werden, wenn einzelne Gruppen auf anderem Weg nur schwer erreichbar sind.

Für die Qualität der Durchführung ist ebenso wichtig, wie Mitarbeitende eingeladen werden und wie ihre Antworten der Organisationsstruktur zugeordnet werden. Gerade bei größeren Befragungen kann eine saubere Vorzuordnung spätere Diskussionen über fehlerhafte Team- oder Bereichsergebnisse vermeiden.

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