Im Rahmen der Mitarbeiterbefragung sind so viele Dinge zu beachten, dass die eigentliche Durchführung der Datenerhebung – gerade bei komplexen Projekten - schnell unterschätzt werden kann. Für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts ist eine umfassende Planung unumgänglich. Hierzu gehört auch die Entscheidung, welche Datenerhebungsform für das jeweilige Unternehmen am besten geeignet ist.
Verschiedene Varianten stehen zur Auswahl:
Durchführung der Mitarbeiterbefragung via Online
Die heute gängigste Form der Datenerhebung ist in der Tat die Onlinebefragung. Die Prozesskosten fallen hier im Vergleich zu den anderen Verfahren am geringsten aus – insbesondere dann, wenn die Befragung mehrsprachig erfolgt und verschiedene Fragebogenversionen zum Einsatz kommen (z.B. Spezialfragen für Tochtergesellschaften). Ein weiterer Pluspunkt: Technisch lässt sich die Befragung flexibel steuern. Auf diese Weise sind adaptive Erhebungen möglich. Diese gewährleisten, dass Teilnehmer nur die für sie relevanten Fragen sehen (z.B. nur die Fragen ihrer Tochtergesellschaft oder Fragen zur Unternehmensstrategie nur, wenn sie angeben, diese auch zu kennen). Da die gesammelten Daten in Echtzeit verfügbar sind, kann die Distribution der Berichte nur wenige Wochen nach Abschluss der Feldphase erfolgen.
Zusätzlich optimieren wir Online-Fragebogen immer für die Darstellung auf Smartphones. Das ermöglicht den Mitarbeitern eine Bearbeitung von unterwegs und erhöht die Teilnahmequote.
Durchführung der Mitarbeiterbefragung per Papier
In manchen Fällen ist die Durchführung einer Online-Befragung organisatorisch oder technisch nicht möglich – beispielsweise dann, wenn ein Großteil der Belegschaft weder über einen Zugang zu einem PC, noch über eine berufliche Email-Adresse verfügt. In diesem Fall werden die Daten per Papier und Bleistift erhoben. Neben der Möglichkeit, den Mitarbeitern den Fragebogen per unternehmensinterner Hauspost zu zustellen, gibt es noch zwei verschiedenen Sonderformen:
Wahllokalmethode
Bei der Wahllokalmethode findet die Datenerhebung in einem extra hierfür vorbereiteten Raum im Unternehmen statt. Dieses Verfahren kommt häufig im Fertigungsbereich zum Einsatz. Hierbei wird vorab festgelegt, welche Gruppe von Mitarbeitern zu welchem Zeitraum an der Befragung teilnehmen soll. Die Produktion wird während des definierten Zeitraums für die jeweilige Gruppe häufig eingestellt.
Postalisch
Die Zustellung per Post an die Privatadresse des Mitarbeiters ist vor allem dann sinnvoll, wenn die teilnahmeberechtigten Mitarbeiter ihren Arbeitstag nicht im Unternehmen verbringen. Das trifft zum Beispiel auf Verkehrsbetriebe oder Bauunternehmen zu.
Grundsätzlich gilt: Die Papiererhebung benötigt deutlich mehr Zeit und Ressourcen als die Online-Variante. Aufgrund von Druck und Versand ist der Fragebogen frühzeitiger zu finalisieren. Die Auswertung der Ergebnisse startet nicht mit Abschluss der Feldphase, sondern erst nach Eingang und Erfassung der letzten Papierfragebögen – in der Regel mindestens eine bis zwei gute Wochen nach Feldende. Die höchsten Portokosten fallen beim Versand an die Privatadresse an.
Dennoch: Der Fokus der Bemühungen ist stets darauf gerichtet, möglichst alle Mitarbeiter zu erreichen und zur Teilnahme an der Befragung zu motivieren. Vor diesem Hintergrund kann dieses Verfahren aus organisatorischen oder technischen Gründen unter Umständen alternativlos sein.
Durchführung der Mitarbeiterbefragung im Methoden-Mix
Papier- und Online-Fragebogen
Wenn in der Praxis eine Papiererhebung zum Einsatz kommt, erfolgt dies meist in einer Kombination mit online. Wir empfehlen dabei in der Regel, pro lokalem Bereich nur eine Erhebungsmethode anzuwenden.
Paper-Access-Verfahren
Das Paper-Access-Verfahren setzen wir häufig ein, wenn die Mitarbeiter Zugang zu einem internetfähigen Gerät für die Teilnahme haben, jedoch keine firmeninterne Email-Adresse. Die Mitarbeiter erhalten hierbei eine einseitige Papiereinladung. Diese enthält u.a. den Link und einen Zugangscode zur Befragung. Die Teilnahme ist damit über internetfähigen PC, Tablet oder Smartphone möglich. Oftmals werden den Mitarbeitern auch Terminal-Rechner zur Verfügung gestellt.
Druck- und Versandkosten werden bei dieser Variante minimiert, der Rückversand und die Erfassung von Papierfragebögen entfallen völlig.
„Antesten“ der Online-Akzeptanz
Einige unserer Kunden wünschen sich, den Papieranteil bei ihrer Mitarbeiterbefragung zu reduzieren - sind aber unsicher, ob die Belegschaft den Umstieg auf online ohne Weiteres akzeptiert. Zum „Antesten“ haben wir hier gute Erfahrungen mit dem Paper-Access-Verfahren gemacht. Die Mitarbeiter erhalten in diesem Szenario einen kompletten Papierfragebogen, welcher um einen Link und Zugangscode zur Befragung ergänzt ist. Der Teilnehmer kann damit wählen, ob er online oder per Papier mitmachen möchte. Um „doppeltes Feedback“ von einer Person auszuschließen, definieren wir eine „Vorfahrtsregelung.“ So wird beispielsweise nur die Rückmeldung per Papier gewertet, auch wenn der Mitarbeiter zusätzlich die Online-Variante ausgefüllt hat.
Fazit
Online, Papier oder Hybrid: Entscheidungsparameter für die Wahl einer Variante sind die technischen und organisatorischen Voraussetzungen des jeweiligen Unternehmens sowie die Akzeptanz der Belegschaft für das jeweilige Verfahren. In unserer Praxis haben wir einen deutlichen Anstieg des durchschnittlichen Online-Anteils pro Befragung in den letzten Jahren beobachtet. Zugleich gehen wir aber davon aus, dass uns die eine oder andere Form der papierbezogenen Methodik noch über viele Jahre in einigen Branchen begleiten wird.
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