Mitarbeiterbefragung | 20.08.2015

Mitarbeiterbefragung durchführen: Stichprobe versus Vollbefragung

Marcel Bruder
von Marcel Bruder

Für verschiedene Belange  kann eine Stichprobenbefragung der Belegschaft  adäquat sein. Wann dies der Fall ist und welche Stolpersteine zu beachten sind, lesen Sie im Folgenden.

Die wichtigsten Aspekte im Überblick:

Nützlichkeit für Entscheidungen

 Für das Top-Management sind hoch aggregierte  Befunde einer Stichprobenbefragung für ausgewählte Top-Down-Themenfelder meist völlig adäquat.  Führungskräfte und Mitarbeiter hingegen bevorzugen spezifische Ergebnisse ihrer Organisationseinheit und ein breiteres Themenspektrum. Ein Beispiel in Bezug auf Fragen zu dem direkten Vorgesetzten: Wenn im Rahmen einer Stichprobe ermittelt wird, dass im Durchschnitt alles in Ordnung ist, fühlt sich eine Abteilung, die diesbezüglich Handlungsbedarf sieht, nicht repräsentiert. Vollbefragungen sind in dem Punkt besonders nützlich für das mittlere Management, um Organisationseinheiten miteinander vergleichen zu können und sodann eine Diskussion mit den Führungskräften anzustoßen. Gäbe es für alle Abteilungen nur einen Durchschnittswert, wäre keine Fokussierung auf kritische Einheiten möglich.
Bei wiederholten Mitarbeiterbefragungen kann deutlich werden, dass die Daten nur eine begrenzte Auflösung bringen: Die Ergebnisse für kleinere Einheiten können sich dramatisch nach oben und unten verändert haben, auch wenn dies aufgrund der Stichprobenziehung nicht deutlich wird. 

Psychologische Gesichtspunkte 

Vollbefragungen bedeuten immer, dass alle Mitarbeiter gehört und damit in den Prozess miteinbezogen werden. Dieses Instrument führt meist zu höheren Teilnahmequoten als Stichprobenbefragungen und generiert deutlich mehr Schwung für Veränderungen. Eine Stichprobenbefragung ist besonders in zwei Fällen adäquat.   Erstens: In der Befragung sollen lediglich Top-Down Themen behandelt und im Nachgang einheitliche Handlungsfelder ausgerufen werden.  Für diesen Zweck benötigen Abteilungen keine individuellen Ergebnisse. Zweitens: Im Fokus steht die  reine  Informationsgewinnung (z.B. KPI-Ermittlung); ein Nachfolgeprozess ist nicht geplant.
Grundsätzlich ist zu beachten, dass den Mitarbeitern erklärt werden muss, warum bestimmte Personen teilnehmen sollen, andere hingegen nicht. Viele Beschäftigte mögen hinter der Auswahl eine Absicht vermuten. Diese Ansicht gilt es kommunikativ auszuräumen oder durch geeignete Verfahren der Stichprobenziehung zu minimieren.

Die Kosten

Oft hören wir: Stichproben sind günstiger, weil weniger Erhebungs- und Auswertungskosten anfallen. Dies gilt insbesondere dann, wenn hauptsächlich per Papier befragt wird und Druckkosten, Porto und Erfassung ordentlich zu Buche schlagen. Stichprobenbefragungen, die rein online erfolgen, bringen Ersparnisse in Bezug auf eine reduzierte Anzahl von Ergebisberichten und verursachen Aufwände durch  Stichproben-spezifischen Kosten für Kommunikation – wie oben beschrieben – und Ziehung der zu befragenden Teilnehmer. Der konkrete Kostenvergleich Stichprobe vs. Vollbefragung ist im Einzelfall zu erbringen.

Statistische Gesichtspunkte

Die Ergebnisse von Stichproben enthalten immer einen gewissen Schätzfehler, eine Risikomarge. Werden Mitarbeiter beispielsweise gefragt, wie zufrieden sie mit ihren Arbeitsbedingungen sind, müsste eine präzise Antwort lauten: „Mit 95 Prozent Wahrscheinlichkeit sind zwischen 52 und 58 Prozent aller Mitarbeiter zufrieden.“ Für manche Führungskräfte mag dies eine  Steilvorlage sein, um zu behaupten, dass die „Falschen“ befragt wurden und dass die Ergebnisse viel zu vage sind. Die anschließende Personalarbeit und die Arbeit mit den Ergebnissen werden in diesen Fällen  erschwert.

Befragungsmüdigkeit

Viele Personaler sind besorgt, dass die Mitarbeiter „überbefragt“ werden könnten. Gerade in großen Unternehmen häufen sich die Erhebungen: klassische Mitarbeiterbefragung, interne Kundenzufriedenheit, Pulsbefragung, Datenschutz-Audit usw. Die Angst: fallende Rücklaufquoten. Daher sollten besser möglichst wenig  Mitarbeiter mit der nächsten Befragung „genervt“ werden. Unserer praktischen Erfahrung nach hängen geringe Rückläufe meist mit mangelnder Kommunikation und unzureichenden Nachfolgeprozessen zusammen. Hierauf zu fokussieren, ist das adäquates Mittel gegen Befragungsmüdigkeit.

Fazit

Wenn Organisationen eine Mitarbeiterbefragung durchführen wollen, ist in vielen Fällen ist die Vollbefragung die Methode der Wahl. Bei Pulsbefragungen zu strategischen Themen oder der Einsatz in Veränderungsprozessen – insbesondere, wenn ein Großteil der Belegschaft nicht online erreicht werden kann, spricht vieles für die Befragung einer Stichprobe.


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