Als Berater bei PRIOTAS habe ich unzählige Unternehmen begleitet, die engagiert Mitarbeitendenbefragungen durchführen, um den Unternehmenserfolg zu steigern. Doch manchmal beobachte ich, dass die anschließenden Follow-up-Prozesse nicht die gewünschten Erfolge bringen. Woran liegt das? Hier sind die Hauptgründe, warum Follow-up-Prozesse meiner Erfahrung nach scheitern und wie man diese Herausforderungen meistern kann.
- Keine klare Verantwortlichkeit: Für die eigentliche Befragung sind Verantwortlichkeiten innerhalb des Projektteams immer klar geregelt. Doch im Folgeprozess wird es manchmal unscharf. Warum? Mitarbeitendenbefragungen decken verschiedene Themen wie Führung, Gesundheit, Strategie und mehr ab. Zuständig sind dann verschiedene Stakeholder außerhalb des Projektteams, wie Personalentwicklung, Arbeitssicherheit oder das Top-Management. Auch die Führungskräfte der Organisation sollen mit ihren Teams an lokalen Themen arbeiten. Sind die Verantwortlichkeiten der verschiedenen Gruppen nicht klar geregelt, wird das Follow-up wahrscheinlich schleppend oder gar nicht anlaufen.
Lösung: Binden Sie die unterschiedlichen Stakeholder frühzeitig ein – am besten bereits bei der Auswahl der Befragungsinhalte für deren spezifische Themen. Die Fragen und späteren Ergebnisse sollten auf die Arbeitsaufgaben der Stakeholder einzahlen und relevante Informationen für ihr Business liefern. Für den Folgeprozess müssen die Verantwortlichkeiten je Stakeholder geklärt sein. Darüber hinaus ist es wertvoll, wenn den verschiedenen Veränderungsprozessen von zentraler Stelle aus Aufmerksamkeit geschenkt wird.
- Fehlende Planung: Selten höre ich aus Projektteams, die ihre erste Mitarbeitendenbefragung durchführen: „Erstmal will ich die Ergebnisse sehen, bevor wir uns Gedanken zu möglichen Folgeprozessen machen“. Auf eine Einbindung und Aktivierung von Stakeholdern und das entsprechende Erwartungsmanagement wird dabei verzichtet. Ein erfolgreicher Follow-up-Prozess würde so nicht stattfinden.
Lösung: Natürlich können konkrete Maßnahmen erst abgeleitet werden, wenn die Ergebnisse vorliegen. Damit dies möglich wird, sind Vorbereitungen zu treffen. Neben der Einbindung von Stakeholdern sollten Prozesse für den Top-Down- und Bottom-Up-Prozess definiert werden. Ebenso: Was braucht es an Enabling, um die Führungskräfte für den Folgeprozess fit zu machen? Welche Erwartungen seitens des Projektteams (und etwaiger Sponsoren) sollen kommuniziert werden?
- Fehlende Nachhaltigkeit: Ein weiteres Problem kann die fehlende Nachhaltigkeit von Follow-up-Prozessen sein. Viele Einheiten starten motiviert in die Maßnahmenableitung, verlieren aber an Fahrt, da die Arbeit an den Maßnahmen mit dem üblichen Tagesgeschäft konkurriert. Kurzfristige Erfolge können nicht langfristig verankert werden.
Lösung: Integrieren Sie die Maßnahmen zur Verbesserung kontinuierlich in die Unternehmensprozesse. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen sind notwendig, um die Wirksamkeit der Maßnahmen zu sichern und nachhaltige Veränderungen zu erzielen. Wir arbeiten in diesem Zusammenhang mit kurzen Fortschrittsbefragungen zum Follow-up oder setzen Trackinglösungen ein.
- Unrealistische Erwartungen: Manchmal scheitern Follow-up-Prozesse, weil die Erwartungen zu hoch gesteckt sind. Unternehmen erwarten schnelle und umfassende Verbesserungen, was jedoch oft unrealistisch ist. Veränderungen benötigen Zeit, und kurzfristige Erfolge sind selten.
Lösung: Setzen Sie realistische Ziele (es gilt: „weniger ist mehr“) und kommunizieren Sie diese auch an die Mitarbeitenden. Erklären Sie, dass Veränderungen schrittweise erfolgen und kontinuierliche Anstrengungen erfordern. Feiern Sie auch kleine Erfolge, um die Motivation hoch zu halten.
- Mangelnde Ressourcen: Oft mangelt es an den notwendigen Ressourcen, um die aus der Befragung abgeleiteten Maßnahmen umzusetzen. Dies können finanzielle Mittel, personelle Kapazitäten oder schlichtweg die Zeit sein.
Lösung: Planen Sie den Follow-up-Prozess bereits bei der Durchführung der Befragung mit ein und stellen Sie sicher, dass genügend Ressourcen zur Verfügung stehen. Priorisieren Sie Maßnahmen, die einen großen Nutzen mit vergleichsweise geringem Aufwand bringen, und entwickeln Sie einen Zeitplan. Zeichnet sich ab, dass zu wenig Ressourcen zur Verfügung stehen, verdichten Sie den Fragebogen auf die wichtigsten Themen. So reduzieren Sie die möglichen „Baustellen“ im Follow-up.
- Fehlende Kommunikation der Ergebnisse: Diesen Punkt erwähne ich der Vollständigkeit halber, da es sich um ein absolutes No-Go handelt. Mitarbeitende investieren Zeit und Energie in die Befragung und erwarten Transparenz darüber, was mit ihren Rückmeldungen geschieht. Ohne klare Kommunikation fühlen sie sich nicht ernst genommen, was zu Frustration, Misstrauen und Veränderungsreaktanz führt.
Lösung: Stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse zeitnah und verständlich an die gesamte Belegschaft kommuniziert werden. Wir bereiten die Daten immer so auf, dass sie leicht zugänglich und nachvollziehbar sind. Sollten Themen dabei sein, die zu „heiß“ sind, dann sollten sie auch keinen Platz im Fragebogen finden.
Fazit
Die Durchführung von Mitarbeitendenbefragungen ist nur der erste Schritt auf dem Weg zu einem besseren Arbeitsumfeld. Der eigentliche Erfolg hängt von effektiven Follow-up-Prozessen ab. Indem wir klare Kommunikation, Verantwortlichkeiten, realistische Erwartungen, ausreichende Ressourcen und nachhaltige Maßnahmen sicherstellen, können wir die aus den Befragungen gewonnenen Erkenntnisse effektiv nutzen und echte Verbesserungen erzielen. In meiner Erfahrung als Berater bei der PRIOTAS GmbH sehe ich immer wieder, dass Unternehmen, die diese Aspekte beherzigen, nachhaltig profitieren und eine engagierte und verbundene Belegschaft aufbauen können.
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