Eine kleine Organisation, welche komplexe Dienstleistungen vertreibt, wollte ihren Vertrieb stärken. Zuständig für das Service- und Vertriebsteam war dieselbe Führungskraft. Diese hielt die Servicemitarbeitenden nun dazu an, einen Teil der Vertriebsaufgaben – die Betreuung von Verkaufschancen mit geringem Umsatzvolumen – zu übernehmen. Die Empörung der Kolleg:innen im Service war bei der Verkündung groß.
Unser Beispiel beschreibt eine typische Situation, in der eine Aufgabe von Mitarbeitenden als illegitim erlebt werden kann. Die Servicemitarbeitenden sahen den Vertrieb nicht als Teil ihrer beruflichen Rolle und empfanden die zusätzliche Aufgabe entsprechend als unangemessen.
Solche Aufgaben sind arbeitspsychologisch durchaus relevant. Eine aktuelle Meta-Analyse von 141 Studien mit insgesamt mehr als 65.000 Teilnehmenden zeigt Zusammenhänge illegitimer Aufgaben unter anderem mit geringerer Arbeitszufriedenheit und geringerem Engagement sowie mit Burnout und Rückzugsverhalten.¹
Illegitime Aufgaben – eine Definition
Als illegitime Aufgaben werden Tätigkeiten bezeichnet, die in einem bestimmten Kontext von einer Person als unnötig oder unzumutbar empfunden werden.²
Unnötige Aufgaben werden von Mitarbeitenden als sinnlos empfunden, zum Beispiel die Erstellung einer Dokumentation, die von niemandem genutzt wird.
Unzumutbare Aufgaben passen aus Sicht der betroffenen Mitarbeitenden nicht zu ihrer beruflichen Rolle. Im obigen Beispiel handelt es sich um diesen zweiten Fall: Die Betreuung von Verkaufschancen gehörte aus Sicht der Servicemitarbeitenden nicht zu ihrem regulären Aufgabengebiet und stellte gleichzeitig eine zusätzliche Belastung dar.
Entscheidend ist dabei die Wahrnehmung im jeweiligen Kontext. Eine Aufgabe ist also nicht allein aufgrund ihres Inhalts illegitim. Eine Tätigkeit, die in einer bestimmten Rolle selbstverständlich ist, kann in einer anderen als unangemessen erlebt werden. Forschung zu illegitimen Aufgaben geht davon aus, dass solche Aufgaben als Missachtung der eigenen beruflichen Rolle und damit als Bedrohung der professionellen Identität erlebt werden können.²
Die Gefährdungsbeurteilung zur Identifikation illegitimer Aufgaben
Illegitime Aufgaben können im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung sichtbar werden. Das passt auch zur Logik der Gefährdungsbeurteilung: Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) nennt unter anderem klar definierte Aufgaben und Zuständigkeiten, angemessene Handlungsspielräume sowie eine passende Gestaltung von Arbeitsinhalt und Arbeitsorganisation als relevante Faktoren psychischer Belastung.³
Wird die Gefährdungsbeurteilung mithilfe einer Befragung durchgeführt, können beispielsweise Fragen wie „Die Aufgabenverteilung in meinem Arbeitsumfeld ist gerecht.“ oder „Ich nehme meine Aufgaben als sinnvoll wahr.“ erste Hinweise liefern.
Soll gezielt untersucht werden, ob Mitarbeitende unnötige oder unzumutbare Aufgaben erleben, empfiehlt es sich allerdings, diese Aspekte auch gezielt abzufragen. In der Forschung wird hierfür häufig die Bern Illegitimate Tasks Scale (BITS) verwendet, die genau zwischen unnötigen und unzumutbaren Aufgaben unterscheidet.⁴
Die Forschung zeigt deutliche Zusammenhänge zwischen illegitimen Aufgaben und verschiedenen Belastungsfolgen. Studien fanden unter anderem Zusammenhänge mit Reizbarkeit, negativen Gefühlen gegenüber dem Arbeitgeber, geringerem Selbstwertgefühl und Burnout.² Die aktuelle Meta-Analyse bestätigt darüber hinaus Zusammenhänge mit Arbeitszufriedenheit, Engagement, Commitment und Rückzugsverhalten.¹
Schlussfolgerungen für die Praxis
Häufig werden potenziell illegitime Aufgaben durch Vorgesetzte erteilt. Für diese steht meist das Ziel der Organisation im Fokus. Hierbei darf allerdings nicht außer Acht bleiben, was die Zuweisung einer solchen Aufgabe für die Mitarbeitenden bedeuten kann. Ziel und mögliche „Kollateralschäden“ bei der Belegschaft müssen sorgsam abgewogen werden.
Gerade bei Dokumentationsaufgaben ist es ratsam, auf das richtige Maß zu achten und nicht über das Ziel hinauszuschießen, um die Betroffenen nicht unnötig zu frustrieren.
Unter Umständen kann die Zuweisung potenziell illegitimer Aufgaben aber auch durchaus angemessen sein. Kommen wir zurück zu unserem Beispiel: Aufgrund einer Vielzahl von Anfragen ist der Vertrieb so ausgelastet, dass das hohe Arbeitsvolumen nicht mehr durch Überstunden bewältigt werden kann. Ohne die kurzfristige Hilfe der Servicemitarbeitenden können die Deadlines für die Abgabe der Angebote nicht gehalten werden; wichtige Umsätze könnten verloren gehen.
Hier ist die Führungskraft gefragt, den Servicemitarbeitenden diesen Sachverhalt deutlich zu machen. Zugleich sollte unterstrichen werden, dass man sich durchaus bewusst ist, dass die Betreuung von Verkaufschancen nicht zum regulären Aufgabengebiet der Servicemitarbeitenden gehört.
Dass diese Kommunikation einen Unterschied machen kann, zeigt auch eine experimentelle Studie: Wenn Führungskräfte anerkennen, dass eine Aufgabe eigentlich außerhalb der Rolle liegt, und gleichzeitig erklären, warum sie trotzdem notwendig ist, wird die Aufgabe als weniger illegitim erlebt und löst weniger Ärger aus.⁵
Psychische Belastungen in der Arbeitsorganisation erkennen
Illegitime Aufgaben sind nur ein Beispiel dafür, wie die Gestaltung von Aufgaben und Zuständigkeiten zur psychischen Belastung beitragen kann. Eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung hilft dabei, solche Arbeitsbedingungen systematisch zu untersuchen und geeignete Maßnahmen abzuleiten.
PRIOTAS begleitet Organisationen von der Planung und Auswahl des geeigneten Vorgehens über die Erhebung und Auswertung bis zur Entwicklung von Maßnahmen und der Wirksamkeitskontrolle.
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Quellen und weiterführende Literatur
¹ Li, C. & Mostafa, A. M. S. (2026): The Outcomes of Illegitimate Tasks at Work: A Meta-Analysis. Journal of Occupational Health Psychology, 31(4), 279–301.
² Semmer, N. K. et al. (2015): Illegitimate Tasks as a Source of Work Stress. Work & Stress, 29(1), 32–56.
³ Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA): Psychische Faktoren in der Gefährdungsbeurteilung.
⁴ Semmer, N. K. et al.: Bern Illegitimate Tasks Scale (BITS). Die Skala unterscheidet zwischen unnötigen und unzumutbaren Aufgaben.
⁵ Minei, E. M., Eatough, E. M. & Cohen-Charash, Y. (2018): Managing Illegitimate Task Requests Through Explanation and Acknowledgment: A Discursive Leadership Approach. Management Communication Quarterly, 32(3), 374–397.
